【内容提要】企业是市场主体，其一切对外经营活动的基本和主要载体是合同。为防范风险，趋利避害，合同管理的重要性是不言而喻的。笔者根据多年执业经历，特别是从事企业法律顾问的经验积累，在文中对企业合同管理的问题作了一些总结和探讨，以期引起企业管理人员的重视，并可作为律师提供专业法律服务的内容之一。

　　【关鍵词】合同 风险 管理

　　企业，作为以营利为目的的经济组织，利，是其一切经营管理的核心。而在这一系列活动中，则到处闪现着一个精灵的身影---合同。它可以为企业带来滚滚红利，让企业蒸蒸日上；也可以给企业带来巨额损失，甚至于破产倒闭；同样，它可以使商场上的合作伙伴互利双赢；也可以让昔日伙伴反目成仇。因此，它关乎企业的兴衰成败，生死存亡。无论是企业经营者，还是专业律师，应当时刻注意经营管理或提供法律服务过程中的合同之管理，风险之防范。本文对此作一简单论述，以作引玉之砖。

• 企业合同的概念和作用

　　1、企业合同的概念

　　企业合同是企业在生产经营过程中，与具有平等主体地位的其他企业法人、组织或自然人之间就设立、变更、终止民事权利义务关系达成的协议。

　　市场经济是一种契约经济，没有规范有序的合同行为，经济就难以有序运行。合同正是商品交换的法律形式，是经济与社会活动中不可缺少的交易方式和权益确定工具。在市场经济条件下，合同是连接各经济主体、处理经济关系的重要的法律依据和经济纽带，同时也是产生纠纷的根源。

　　2、企业合同管理的作用

　　合同制度是作为市场主体的企业在社会经济活动中适用范围最广、最频繁的法律制度。  

　　企业合同的顺利签订和履行，是企业得以发展的前提和基础，是企业经营目标得以实现的重要保证。企业合同管理既是一种为了取得经营效益的经济行为，也是一种保障企业经营活动顺利进行的法律行为。随着我国市场经济体制的建立，内容完善、履行良好的合同管理制度是企业运用法律手段维护合法权益，防止财产流失，提高经济效益，增强市场竞争力的重要手段和保证。合同管理在企业的生产经营和管理制度中发挥着越来越不可替代的作用。

　　二、企业合同签订时应注意的问题

　　事前防范胜于事后补救，应当力争将风险扼杀在合同签订之初。合同签订是最容易出问题的环节，一旦对企业不利的合同签字盖章生效，想再补救或变更、解除就十分困难。因此，务必从以下几个方面注意可能产生的风险，并作防范。

　　1、严格审查签约对方的主体资格及资信情况

　　为防范合同欺诈，减少交易风险，应严格审查交易对方的主体资格、履约能力、信用情况等。

　　主体资格方面：（1）若其是独立企业法人，应当要求对方提供营业执照复印件和企业参加年检的最新的证明资料，不能仅凭其名片、介绍信、工作证、公章、授权书等证件予以认定。对方是事业法人的，如政府机关下属的单位，也应提交证明其独立法人资格的有关材料。（2）若其不是独立法人，应明确其上级独立法人主管单位，也就是明确责任承担者。签署方为单位内部职能部门或分支机构的，一般应有上级独立法人的明确授权或委托。涉及国家法律、行政法规规定有许可或资质等级要求的，还要审查对方的行政许可证明或资质等证件。

　　除了严格审查签约方主体资格之外，还要审查对方企业的商誉及财产情况，可以自行调查也可以委托专业律师进行调查，以了解对方是否有履约能力，在出现风险时我方的利益有否保障。

　　2、审核签约对方代理人的委托权限

　　在合同签订中，由业务员或其他人员在法人授权范围内签订合同是非常普遍的。在授权范围内，代理人所签订合同的权利义务应由被代理人来承受。对于委托方业务员或经营管理人员代表其单位订立的合同，应注意了解对方的授权情况，包括授权范围、授权期限、所开立介绍信的真实性，对非法定代表人的高级管理人员，如副总经理、副董事长等，应了解其是否具有代表权及其权限。

　　3、注意合同条款中双方权利义务的对等性，尤其是违约责任。

　　《合同法》明确规定了当事人应当遵循公平原则确定各方的权利义务，一方享受权利，同时必须承担义务，合同条款的对等性是公平原则的重要内容。不要签订义务多、责任重、权利少这类一边倒的合同，例如合同只规定我方违约要如何处理而无对方违约如何处理的内容，或约定我方承担的责任过重，而对方的责任却很轻等等。同样，也不要签订权利多、义务少、责任轻的合同，否则另一方可能以该合同违背公平原则对合同的有效性提出抗辩。

　　4、合同条款的明确性及用词的严谨性

　　合同的用词用语一定要明确、严谨，简单明了，应尽量避免在合同中出现多音字，同时合同条款之间不能出现矛盾。具体到企业经营的常用合同中，以下几个条款容易出问题：

　　（1）质量验收标准。在订立合同时应明确约定质量标准（企业标准、行业标准、地方标准、国家标准）以及验收期限，以使合同各方都能在约定时间内完成交付货物或其他标的的检验，以防因质量问题影响合同其他条款的履行。

　　（2）付款方式及期限。如果双方没有约定付款方式及期限，按照《合同法》规定，就应一手交钱，一手交货。现实中，合同对方总要找出种种理由来逃避付款义务，安全的办法就是条款中明确约定付款期限。

　　（3）交货方式、地点及运费负担。买卖合同货物风险何时转移，《合同法》采取的是"交付主义"。该法第一百四十二条规定："标的物毁损、灭失的风险，在标的物交付之前由出卖人承担，交付之后由买受人承担，但法律另有规定或者当事人另有约定的除外。"合同上的交货方式和交货地点两项，关系着货物风险的转移，如需方自己提货或供方仅代办运输，费用由需方支付，则交货地点就应当明确在供方，供方将货物交给承运人后就已履行了交货义务，如果运输途中发生意外，如火灾、洪水、台风等，货物灭失，则该风险与损失由需方自己承担。

　　5、注意"定金"与"订金"的区别

　　定金是债的一种担保方式。债务人履行债务后，定金应当抵作价款或者收回。给付定金的一方不履行约定的债务的，无权要求返还定金；收受定金的一方不履行约定的债务的，应当双倍返还定金。合同法上称之为"定金罚则"。在实践中不少人将"定金"写成了"订金"等其它字眼，而"订金"在法律上被认定为预付款，不具有担保功能。

　　6、注重合同纠纷案件的管辖权

　　对于合同纠纷案件的管辖，《民事诉讼法》有明确的规定：（1）被告住所地法院；（2）合同履行地法院；（3）当事人约定的管辖权法院。另外还有专属管辖的规定。建议约定由本企业所在地法院管辖，这样，在无形中隐藏了对本企业十分有利的因素，以便依靠当地的司法部门，及时高效地处理纠纷和挽回经济损失。

　　另外，如果选择仲裁机构，对仲裁机构必须写明具体的名称，如嘉兴仲裁委员会、杭州仲裁委员会等，而且只能选择一家仲裁机构。同时，也要注意，不能既约定管辖法院又约定仲裁机构，否则是无效条款。

　　7、合同签约双方的签字盖章应同时具备

　　《合同法》规定当事人采取合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。签字盖章对合同具有重要意义，企业之间签合同时，往往是由各自的代理人（经办人）完成的，在这种情况下，应当有经办人的签字和单位的印章，应同时具备。若受时间限制，或在实际签约过程中通过传真形式签订的，则建议要求对方在盖公章后先传真，随后再将合同原件寄给本企业，且一定要保管好合同原件。

　　8、签订合同不宜急于求成

　　合同签订中，不要急于订立合同争取到业务或订单，这样对方往往会抓住本方的急切心理，强加一些不合理的条款，甚至设下陷阱，为避免风险宁肯有所放弃，也不能接受不合理条款或者费用等等。

　　签订合同一般应采用本方的格式文本，如对方不同意，要求按照其拟订文本签署，则经办人员应在企业法律部门或律师审核意见范围内，据理力争，尽可能争取有利条件。如对方态度坚决，不愿对其拟订合同作更改，而从商业角度考虑，本企业又不愿失去此客户单位，则经办人可以据此决定是否采纳法律部门或律师的审核意见，但本企业在履行过程中必须更加谨慎，严格按合同履行，并密切关注对方合同履行及资信情况，及时采取必要手段和措施确保本企业权益不受损害。

　　三、合同履行中应注意的问题

　　把好合同签订的第一关后，在合同履行过程中，则应注意以下几个问题：

　　1、严格按照合同规定履行义务

　　企业首先应保质保量，在约定时间内履行自己的义务，不给对方留下任何不付款或延迟付款的借口和理由。

　　2、合同的变更、解除应书面提出或书面答复

　　合同履行过程中，由于意外情况、不可抗力或其他因素，往往会涉及到合同的变更与解除。一方通常会以传真、信函等书面形式提出，则企业切记不可口头答复，同意与否都要用书面形式，口说无凭，在法庭上最终还是要看证据。如果是本企业提出变更、解除，亦是如此。

　　3、合同履行过程中应保持企业名称的一致性

　　在日常经济活动中，经常会遇到企业经营有"一套人马、几块牌子"情形的出现，比如合同签署时是“A企业"，履行过程中的往来函件却是“B企业"，反之亦然，名称未能保持一致。由于上述两企业均是独立法人，各自独立承担民事责任，名称使用混乱，只会给企业在追索和诉讼时增加麻烦。必须注意在履行合同时，合同文本、来往信函、传真、出货单、发票等文件单据上的企业名称应保持一致，不可随意使用。

　　4、密切注意对方履约状况，及时行使抗辩权。

　　在合同履行过程中，企业应密切关注对方的履约状况及资信情况，不能合同一签就完事大吉。一旦发现对方经济状况不佳或有其他可能导致其无法履行合同义务的状况，应及时行使抗辩权。根据我国合同法的规定，主要有以下三种抗辩权：（1）同时履行抗辩权。比如约定交货时付款，就应一手交钱，一手交货，对方不交钱或不交足钱，就无权要求另一方发货或交货。（2）后履行抗辩权。如约定需方应先支付定金的，需方不交定金，供方可以不履行合同，但合同另有约定的除外。（3）不安抗辩权（先履行抗辩权）。如约定出货后30天内付款，但供方还在生产时，就发现对方濒临破产或已人去楼空，法律这时赋予供方的权利就是可以中止履行，等对方状况好转或提供了担保时，则我方才能继续履行，但供方中止履行应及时书面告知对方。

　　5、留置权的行使

　　《合同法》对承揽、保管等合同中的权利方赋予了留置权。如对方未支付加工、保管报酬等，权利方有权扣留定作物、保管物等，并要求对方在通知的合理时间内支付款项，期满有权变卖定作物、保管物等以抵作价款。

　　四、合同履行后应注意的问题

　　合同履行后的最终问题大部分是应收款问题，这是一个令很多企业头痛的问题。在本企业按照合同约定全部履行了自己的义务后，总有些对方当事人以各种各样的理由拖延付款或不付款，企业也只能采取种种措施和手段花大力气去追索，如果合同存在漏洞或不规范之处，则追索的难度就会成倍加大，这时候做的就是亡羊补牢的工作了。

　　1、收集、保存好与合同有关的证据

　　作为往来文书，如传真、电报、信函、电邮等，本身就是证据，就是合同的一个个组成部分。在双方之间往来的变更合同的文件、纠纷处理意见、往来帐目的确认等，最好使用书面的形式应答。在合同履行的全过程，都应有证据意识，注意保存好相关材料，防患于未然。

　　2、积极催收、追索欠款

　　一旦对方有延迟付款的现象，那企业就要立即进入催收程序。在催收过程中，经办人应密切关注对方经营状况及还款能力，注意收集和保存相关合同、单据和往来函件等证据，并及时向企业法律部门或顾问律师反馈情况。一旦情况异常，配合企业或律师第一时间提起诉讼并采取财产保全措施。要注意一点，为确保送达的安全和法律效力，通过信函催收款项、主张权利等重要事项，最好通过特快专递进行，因为国家邮政部门比起民营快递或运输企业，管理更规范，也更有利于企业证据的收集和保管，必要时也可以采取公证送达等方式。

　　3、防止权利因时效或期限而自动丧失

　　这里一般有两种情况，一是不及时起诉，超过诉讼时效而丧失胜诉权。主要原因首先可能是对法律诉讼时效的制度不够了解，其次是怕打官司影响企业声誉，再次是怕影响企业的业务。二是忽视法定的申请执行期限，失去追偿债务的权利。一般的合同纠纷诉讼期限为2年，若由于种种情况限制，未能在诉讼时效期间内提起诉讼，则注意在此期间届满之前，书面追款，最好用特快专递形式，在投递单上注明“追收某某企业某某合同项下多少欠款之《催款函》"。申请执行的期限，也为2年。超过期限，如无法律规定的中止、中断的情形则丧失了胜诉权或不能通过法院的强制执行来挽回企业的经济损失了。

　　4、合同卷宗的整理与归档

　　一份合同履行完毕，还要有一个整理归档的工作，与该合同有关的一切函件、单据、协议、当事人资料等，应按照顺序整理好，保存在档案盒或文件袋里，一来方便查找，二来利于诉讼，三来也是对企业工作的一种回顾与总结。业务人员应将签署的合同之原件和相关文件立即交企业存档。

　　综上所述，企业只要有风险意识，严格规范地进行合同管理，并能在事前、事中、事后的相关环节把握以上关键问题，就能最大程度地争取主动权，最大限度地维护企业的合法权益。